In der HDI-Gerling Leben Vertriebsservice AG (HG-LVS)sind alle nationalen Vertriebsaktivitäten der HDI-Gerling Leben Holding zusammengefasst. Die Gesellschaft hat bundesweit ca. 400 Mitarbeiter. Knapp die Hälfte davon sitzen in der Zentrale in Köln. Von hier aus werden alle Vertriebsaktivitäten für die freien Vermittler in Deutschland gesteuert und koordiniert. Kern der Vertriebsstruktur der HDI-Gerling Leben Vertriebsservice AG ist der flächendeckende regionale Maklervertrieb mit den 3 Bereichen Nord (Berlin), Mitte (Köln) und Süd (München) und den zugeordneten 12 Vertriebsdirektionen in Hamburg, Hannover, Münster, Düsseldorf, Köln, Mainz, Mannheim, Stuttgart, München, Nürnberg, Leipzig und Berlin. Die knapp 200 Mitarbeiter dieser Vertriebseinheiten betreuen insgesamt ca. 7000 freie Vermittler nach dem Motto "all business is local". Durch den Bereich Vorsorgemanagement wird der Vertrieb von bAV-Produkten abgedeckt.

Für den Vertrieb Vorsorgemanagement (bAV) der HG-LVS soll ein Instrument entwickelt werden, um die Erstellung der Bedarfs- und Risikoanalyse im Rahmen eines optimierten automatischen Prozesses abzubilden.
Die Bedarfs- und Risikoanalyse ist ein klassisches Opener-Produkt für das Gespräch mit dem Arbeitgeber über die betriebliche Altersvorsorge. Die Situation/der Bedarf im Bereich betrieblicher Altersvorsorge, für die Mitarbeiter sowie Gesellschafter/Geschäftsführer eines Unternehmens, wird anhand verschiedener Fragen aufgenommen. Anschließend werden die Antworten analysiert und ausgewertet. Als Ergebnis wird ein individuelles Exposé erstellt, in welchem der Bedarf sowie die zu empfehlenden Maßnahmen dargelegt werden. Die Online Bedarfs- und Risikoanalyse muss den gesamten Prozess von der Datenaufnahme bis zur tatsächlichen Erstellung des Exposés abdecken und optimieren.

Die Online Bedarfs- und Risikoanalyse ist eine online Anwendung, die über den Browser bedient und in einer gesicherten Umgebung betrieben wird. Der Zugriff ist ausschließlich über das HG-LVS-Netz möglich.

Zur Datenerfassung wurden entsprechende plausibilitätsgesteuerte Eingabemasken entwickelt, über welche die Daten an eine Analyse-Engine übergeben werden.

Das Herzstück der Anwendung ist eine komplexe Matrix mit welcher alle Antworten analysiert und anhand einer hinterlegten Logik, entsprechende Textbausteine ausgegeben werden. Auf diese Weise wird das Exposé generiert.

Über eine Administrationsumgebung kann in die Erstellung des Exposés eingegriffen, und so die weitere Individualisierung vorgenommen werden. Die Verwaltung von Mandanten macht es möglich, dass verschiedene Varianten von Exposés für unterschiedliche Nutzergruppen erstellt werden können.

Das Exposé wird in Form einer druckfähigen PDF-Datei ausgegeben.

Alle Daten können/sollen durch den Außendienstmitarbeiter selbst eingegeben werden. Die weitere Bearbeitung erfolgt durch eine vertriebsunterstützende Abteilung. Für die Abstimmung zwischen Vertrieb und Vertriebsunterstützung wurde ein Workflow implementiert. Durch diesen wird die Kommunikation zur Abstimmung des Prozesses von der Datenaufnahme bis zur Erstellung des Exposés abgebildet.

Stufen dieses Workflows sind z.B.:

Die Online Bedarfs- und Risikoanalyse entlastet den Vertrieb und die Vertriebsunterstützung im Prozess der Erstellung des Analyse-Exposés. Die Abstimmungswege sind verkürzt und über die Anwendung sichergestellt (keine Reibungsverluste). Alle Arbeitsschritte sind dokumentiert und können beauskunftet werden. Für die Analyse und den generierten Output kann ein hohes Qualitätslevel garantiert werden. Alle Kundendaten werden systematisch gespeichert und sind so anderweitig einsetzbar.